Neden sözleşme risk yönetimi kârı belirler? — Sorun ve önemi

İnşaat projelerinde bir sözleşme yalnızca hukuki bir metin değildir; kârınızın sınırlarını çizen operasyonel bir çerçevedir. Gecikme cezaları, fiyat değişkenliği, ödeme şartları, değişiklik süreçleri ve uyuşmazlık çözüm yolları gibi maddeler; şantiyedeki her kararın finansal etkisini doğrudan belirler. Bu nedenle sözleşme risk yönetimi, bir “hukuk” konusu olduğu kadar, bir kârlılık yönetimi meselesidir.

Kârı aşındıran etkiler iki kanaldan gelir. Doğrudan etkiler: Günlük/haftalık gecikme cezaları (LD), eksik veya belirsiz fiyat farkı maddeleri nedeniyle malzeme zamlarının marja yansıması, onaysız hakedişlerin gecikmesiyle artan finansman maliyetleri ve fiyatlandırılmamış iş değişikliklerinin (VO) nakit akışını bozması. Dolaylı etkiler: Uzayan şantiye süresiyle artan genel giderler, bekleyen teminat mektuplarının yeni işler için kapasiteyi tıkaması, ekipman-işgücü verimsizlikleri ve itibar kaybı nedeniyle bir sonraki ihalenin kaybedilmesi.

Kısa bir örnek: Tasarım revizyonu doğurduğu 60 günlük gecikme için sözleşmedeki bildirim süresi kaçırıldı; “işveren takdirine” bağlı muğlak bir madde nedeniyle süre uzatımı alınamadı. Sonuç: 800.000 TL gecikme cezası + 1,2 milyon TL şantiye uzama maliyeti + yükselen çelik fiyatları için fiyat farkı talebinin reddi. Tek bir süreç hatası, toplam kârlılığı tersine çevirebilir.

• Teklif aşamasında sözleşme stres testi: LD tavanı (ör. sözleşme bedelinin %10’u) ve mücbir sebep tanımı net olmalı; fiyat farkı formülü (Yİ-ÜFE/kur endeksi) yazılı ve uygulanabilir olmalı. TBK/FIDIC uyumlu bildirim süreleri ve değişiklik yönetimi adımları açıkça tanımlansın.
• Kapsam ve ölçüm netliği: BOQ ile teknik şartname uyumunu kontrol edin; teslim kriterleri ve ara kilometre taşlarını ölçülebilir tanımlayın (ölçüm yöntemi, kaynak, onay sahibi).
• Nakit akışı güvenliği: Ödeme vadelerini DSO ≤ 30-45 gün hedefiyle yazın; avans ve avans teminatı şartlarını dengeleyin; retansiyon oranı ve iade koşullarını tarih/veri bazlı netleştirin.
• Back-to-back alt yüklenici sözleşmeleri: Ana sözleşmedeki LD, kalite, İSG, bildirim ve dokümantasyon yükümlülüklerini alt yüklenicilere aynen yansıtın.
• Dijital kayıt ve kanıt disiplini: Hakediş ölçümleri, saha günlükleri, RFI/VO akışı ve gecikme bildirimlerini tek bir platformda toplayın. Bu, hem maliyet kontrolünü hem de uyuşmazlıkta ispat gücünü artırır; detaylar için dijital şantiye stratejilerini uygulayın.
• Tedarik riskini sözleşmeyle yönetin: Endekse bağlı fiyatlandırma, alternatif tedarikçi opsiyonları ve kritik malzeme için erken satın alma planlayın. Pratik adımlar için tedarik yönetiminde tasarruf rehberine göz atın.
• Uyuşmazlık çözüm merdiveni: Müzakere–uzman kararı–DAB/tahkim sıralamasını ve sürelerini yazın; sahada “erken uyarı” toplantılarını takvime bağlayın.

Bu çerçeve, kârı korumanın sözleşmenin satır aralarında başladığını gösteriyor. Şimdi hangi sözleşme maddelerinin ve sahadaki uygulamaların bu riskleri yarattığını, ayrıca bu risklerin hangi kökenlere (zayıf şartname, yetersiz ön etüt, eksik tedarik yönetimi vb.) dayandığını inceleyeceğiz.

Şantiyede sık görülen sözleşme riskleri ve kökenleri

Önceki bölümde kârlılığı eriten etkileri gördük; şimdi bu sonuca yol açan şantiye kaynaklı sözleşme risklerini ve kökenlerini masaya yatıralım. Amaç, semptomları değil kök nedenleri hedeflemek ve bir sonraki adımda hukuki/teknik maddeleri bu risklere karşı bağışık hale getirmek.

• Kapsam kayması (scope creep): Genellikle eksik işveren gereksinimleri, net olmayan teslimatlar veya resmi bir değişiklik yönetimi olmamasından doğar. Öneri: Sözleşmeye dayalı bir kapsam matrisi ve WBS ekleyin; değişiklik talebi için tekil bir form, etki analizi (süre-maliyet-kalite) ve onay akışı zorunlu olsun.
• Belirsiz şartlar ve çelişkili dokümanlar: Zayıf şartname, birbiriyle uyuşmayan çizimler ve FIDIC/YİGŞ benzeri çerçevelerle uyumsuz özel şartlar tipiktir. Öneri: Sözleşmeye terimler sözlüğü, RFI protokolü ve teknik eşdeğerlik kriterleri ekleyin; hiyerarşi maddesiyle doküman önceliğini kesinleştirin.
• Ödeme gecikmeleri ve nakit akışı riski: Belirsiz hakediş takvimi, uzun onay zinciri ve işverenin nakit sıkışıklığı neden olur. Öneri: Hakediş takvimi ve onay süre sınırı koyun; gecikme halinde temerrüt faizi ve iş durdurma hakkının çerçevesini belirleyin; avans-teminat-kesinti dengesini netleştirin.
• Fiyat değişkenliği (döviz, çelik, akaryakıt): Piyasa dalgalanması ve uzun tedarik süreleri etkiler. Öneri: Yİ-ÜFE/döviz endeksli fiyat farkı formülü ve tavan-tabana dayalı risk paylaşımı kurgulayın; kritik malzemelerde erken alım/hedge ve alternatif tedarikçi planı oluşturun.
• Tasarım hataları ve revizyonlar: Yetersiz ön etüt, koordinasyon eksikliği ve BIM kullanılmaması başlıca sebeplerdir. Öneri: Bağımsız tasarım kontrolü, BIM koordinasyon/clash oturumları ve revizyon kontrol matrisi uygulayın; işveren kaynaklı revizyonlarda süre ve bedel ayarlamasını tetikleyecek madde hazırlayın.
• Yüklenici–alt yüklenici ilişkileri: Arayüzlerin belirsizliği, back-to-back şartların olmaması ve zayıf performans yönetimi çatışma üretir. Öneri: Ana sözleşmeyle back-to-back hükümlere, KPI’lara (teslimat, kalite, İSG), gecikme cezalarının uyumuna ve step-in hakkına yer verin; haftalık koordinasyon toplantılarını tutanakla zorunlu kılın.

Somut bir örnek: “su yalıtımı TS’ye uygun” gibi muğlak bir şart, malzeme eşdeğerliği tartışması doğurur; geç onaylanan RFI’lar iş programını bozar ve yeniden işçilik riskiyle İSG’yi dahi etkiler. Bunu, eşdeğerlik kriterlerini (performans sınıfı, sertifika, test metodu) ve 5 iş gününde RFI yanıtını şart koşan bir maddeyle önleyebilirsiniz. Operasyonel tarafta maliyet disiplinini pekiştirmek için de akıllı maliyet azaltma pratiklerini devreye almak etkilidir.

Bu risk haritası, bir sonraki adımda sözleşme maddelerini optimize ederken kullanacağımız kontrol listemiz olacak. Sırada; kapsamın kristal netliğe kavuşturulması, değişiklik yönetiminin otomasyonu, gecikme/temerrüt hükümleri, mücbir sebep ve fiyat revizyonu formülleri, ödeme-plan/teminat/sigorta düzeneklerinin ve uygun senaryolarda akıllı sözleşmelerin nasıl yapılandırılacağı var.

Sözleşme maddelerinin optimizasyonu: risk dağılımı ve hukuki çerçeve

Önceki bölümde gördüğümüz risk örüntülerini (kapsam kayması, belirsiz şartlar, ödeme gecikmeleri) kalıcı biçimde azaltmanın yolu, sözleşme maddelerini riskleri adil dağıtacak ve ölçülebilir kılacak şekilde optimize etmekten geçer. Aşağıdaki başlıklar, pratikte en fazla etki yaratan düzenlemelerdir.

• Kapsam (scope) ve tasarım netliği: Teslimatlar, hariçler ve arayüzler açık yazılmalı; BIM kullanılıyorsa LOD seviyeleri ve sorumluluk matrisi belirlenmelidir. Örnek: “Kablo tavaları dahil, yangın algılama kabloları hariç; yangın yüklenicisi ile koordinasyon işverence.”
• Değişiklik yönetimi (VO/CO): Bildirim süresi 7–14 gün olarak tanımlanmalı; fiyatlandırma yöntemi (birim fiyat analizi, maliyet+kar yüzdesi veya kıyas liste) önceden seçilmelidir. Saha talimatlarının yazılı teyidi ve günlük kayıt zorunluluğu, hak kaybını önler.
• Gecikme ve gecikme cezaları (LDs): Günlük tutar ve üst sınır (%5–%10) net olmalı; eşzamanlı gecikme testine ve zaman uzatımı kriterlerine yer verilmelidir. Erken bitirme primi, program hedeflerini destekler.
• Mücbir sebep ve uyarlama: Doğal afet, savaş, yaygın salgın gibi olaylar; bildirim (5–10 gün), zararı azaltma yükümlülüğü ve askıya alma prosedürüyle tanımlanmalı. TBK m.136/138 kapsamında aşırı ifa güçlüğü değerlendirmesi için tahkim/uzlaşma adımı eklenebilir.
• Fiyat revizyonu/eskalasyon: TÜİK TÜFE/Yİ-ÜFE endekslerine bağlı formül, iş kalemi ağırlıklarıyla yazılmalı; döviz girdili kalemler için kur bandı ve tetikleyici eşik (%10 gibi) belirlenmelidir. Kamu işlerinde “fiyat farkı” düzenlemeleriyle uyum şarttır.
• Ödeme planı ve hakediş: Ölçüm yöntemi (metraj, ilerleme yüzdesi), onay süresi (7–14 gün) ve gecikme faiz oranı açık olmalı. Avans ve avans teminat mektubu, retention (genelde %5) ve geçici/kesin kabul koşulları netleştirilmeli. Alt yüklenicilerde “pay-when-paid” yerine makul ödeme süresi tanımlamak tedarik sürekliliğini korur.
• Teminat ve sigortalar: Performans teminatı (%6–%10), CAR/EAR, üçüncü şahıs mali sorumluluk, mesleki sorumluluk ve DSU/ALOP kapsamları; muafiyetler, ihbar süreleri ve ek sigortalı (principal, danışman) maddeleriyle ayrıntılandırılmalı. Sahadaki operasyonel riskleri azaltmak için şu rehberden yararlanabilirsiniz: pratik, uygulanabilir 7 adım.

Akıllı sözleşmeler (blockchain), belirli senaryolarda katma değer sağlar: IoT sensörüyle doğrulanan imalat metrajına bağlı kilometre taşı ödemeleri, haciz ve gecikme cezalarının otomatik mahsup edilmesi, retention’ın geçici kabul sonrası otomatik çözülmesi. Çizim/sözleşme revizyonlarının hash’ini zincirde saklamak, uyuşmazlıkta değiştirilemez kayıt üretir. Sınırlamalar: “oracle” güvenilirliği, mevzuat uyumu (KEP/e-imza entegrasyonu), hata halinde geri alma mekanizması ve veri gizliliği (KVKK) gereksinimleri. Bu nedenle akıllı sözleşmeyi, ana sözleşmeyi tamamlayan bir otomasyon katmanı olarak konumlandırın; tahkim/mahkeme yetkisi ve uyuşmazlık çözümü her zaman metinde korunmalı.

Bu çerçeveyi projeye özgü hale getirmek için bir sonraki bölümde, optimize edilmiş maddeleri hızla uygulayabileceğiniz risk matrisi, şablon sözleşme hükümleri ve kontrol listelerini adım adım paylaşacağız; böylece müzakere öncesi hazırlığınızı ölçülebilir araçlarla güçlendireceksiniz.

Uygulanabilir araçlar: risk matrisi, şablon sözleşmeler ve kontrol listeleri

Önceki bölümde riskin sözleşme metninde nasıl dağıtılacağını netleştirdik; şimdi bu çerçeveyi sahaya indirecek, zaman kazandıran ve hatayı azaltan araçlara odaklanalım: risk matrisi şablonları, uyarlanabilir sözleşme maddeleri ve şantiye kontrol listeleri.

Adım adım doldurulabilir risk matrisi şablonu

1. Risk tanımı ve tetikleyici: Kaynak (tasarım/tedarik/saha/hukuki) ve early warning sinyallerini yazın.
2. Olasılık ve etki puanı (1–5): Etkiyi ayrı ayrı maliyet (TL), süre (gün) ve HSE boyutunda puanlayın; birleşik skor = O x E.
3. Risk sahibi: Tek bir kişi/rol (ör. Tedarik Müdürü) atayın.
4. Önleyici tedbir: Sözleşme maddesi referansı ile bağlantı kurun (ör. Fiyat Revizyonu md. X).
5. Kontenjan planı ve bütçe: Maliyet/süre yedeğini ve tetik eşiğini belirtin.
6. Durum izleme: Tarihçeyi, kalan risk (residual) ve kapanış kriterini kaydedin.

Örnek: “Çelik fiyat dalgalanması” olasılık 4, maliyet etkisi 5 ise EMV ~ 4 x 5 x 150.000 TL = 3.000.000 TL. Önleyici: TUİK endeksli fiyat revizyonu + hedge. Beklenen residual EMV 800.000 TL; önleyici maliyet 400.000 TL. Risk azaltım ROI = (3.000.000 − 800.000 − 400.000) / 400.000 = 4,5; uygulanmalı.

Şablon sözleşme maddeleri (uyarlanabilir)

• Değişiklik yönetimi: Bildirim 7 gün, teklif 14 gün; EPC’de tek muhatap, kamu projelerinde KİK formatına uyum.
• Gecikme zararları (LD): Günlük %0,1 tavan %10; eşzamanlı gecikmede oransal azaltım; meteoroloji verisine dayalı “istisnai hava” tanımı.
• Fiyat revizyonu: TUİK endeks sepeti ve eşik ±%5; alt yüklenicide aynı formüle bağlı “flow-down”.
• Ödeme ve teminat: 30 gün hakediş, %10 retansiyon yerine %5 performans teminat mektubu; CAR/TPL/DSU sigorta limitleri ve muafiyetleri.
• Dijital tetikleyiciler: Akıllı sözleşmede kilometre taşı onayı, saha verisiyle otomatik ödeme tetikleme (pilot kapsam).

Şantiye kontrol listeleri mobilize olmadan önce izinler, sigortalar, metodoloji ve iş programı uyumu; haftalık üretim öncesi LOTO, kalıp/iskelet kontrolü, malzeme sertifikaları; teslim öncesi dijital kalite kayıtları şeklinde kurgulanmalı. Dijital form ve fotoğraf kanıtıyla süreçleri hızlandırmak için dijital kalite kontrol uygulamalarıyla entegre edin. Sahada güvenlik ve verimliliği artıran pratik adımlar için şantiye risklerini azaltma rehberimizi da gözden geçirin.

Müzakere hazırlığı için kısa checklist

• Hedef/alt sınır ve “kırmızı çizgi” maddeleri (LD tavanı, fiyat revizyonu, bildirim süreleri).
• Veri desteği: maliyet kırılımları, endeks trendleri, benzer proje emsalleri.
• Alternatif metinler: üç opsiyonlu madde seti (agresif/dengeci/işveren odaklı).
• Yetki matrisi ve onay akışı; toplantı notu ve değişiklik izleme disiplini.

Bu araçları hazırladıktan sonra, bunları gerçek müzakerelerde nasıl kullanacağımız, sahada performansı nasıl izleyeceğimiz ve maliyet/uyuşmazlık riskini nasıl kontrol edeceğimiz bir sonraki bölümün konusu olacak; pratik taktikler ve KPI tabanlı takip ile devam edelim.

Saha uygulaması: müzakere teknikleri, izleme, maliyet kontrolü ve uyuşmazlık yönetimi

Önceki bölümde oluşturduğumuz risk matrisi, şablon sözleşmeler ve kontrol listeleri, sahadaki uygulamaların omurgasını oluşturuyor. Şimdi bu araçları müzakere masasında doğru kullanıp, şantiyede izleme, maliyet kontrolü ve uyuşmazlık yönetimiyle nasıl kâra dönüştüreceğinizi adım adım ele alalım.

Müzakere teknikleri: Risk matrisindeki önceliklerinizi “taviz haritası”na çevirin. Veriye dayalı argüman kullanın: fiyat farkı (escalation) maddesi için üretici endeksleri, gecikme cezası tavanı için planlama senaryoları ve nakit akışı analiziyle gerekçe sunun. Karşılıklılık stratejisi uygulayın: daha kısa ödeme vadeleri ve avans ödemesi karşılığında daha yüksek teminat oranı yerine iş programına uygun kademeli teminat önerin. En az iki B Planı hazırlayın (ör. birim fiyat listesi + önceden mutabık ücret tarifesi). Müzakere tutanaklarını düzenli tutarak mutabakatı yazılı hale getirin.

• Odak maddeler: Fiyat farkı/endeksleme, gecikme cezalarının tavanı ve toplam sorumluluk limiti, değişiklik yönetimi prosedürü, ödeme koşulları, hakediş onay süreleri, teminat serbest kalma kriterleri.
• Pratik ipucu: Alt yüklenici sözleşmelerini ana sözleşmeyle back-to-back hizalayın; farklı hüküm kalmasın.

Sözleşme yönetimi ve rol dağılımı: Proje başlangıcında RACI matrisiyle “Sözleşme Yöneticisi”, “Planlama”, “Saha”, “Maliyet Kontrol” ve “Satınalma” rollerini netleştirin. Onay limitlerini (ör. değişiklik talebinde 50.000 TL’ye kadar saha, üstü proje müdürü) yazılı hale getirin. Haftalık sözleşme gözden geçirme toplantısı, risk matrisindeki kırmızı kalemleri takip etmeli.

Değişiklik (Change Order) yönetimi: Bildirim süresi, kapsam tanımı, etki analizi ve fiyatlandırma adımlarını standartlaştırın. Önceden mutabık birim fiyatlar ve TIA (Time Impact Analysis) şablonları kullanın. Değişiklik kayıt defteri tutun; her talepte sebep–etki–maliyet–süre zincirini kanıtlarla (foto, günlük rapor, keşif) ilişkilendirin. Satınalma tarafında fiyat dalgalanmasını azaltmak için tedarik yönetimiyle tasarruf fırsatlarını paralel yürütün.

İzleme KPI’ları ve erken uyarı: Haftalık panoda şu göstergeleri takip edin ve eşik değerler atayın:

• CPI/SPI: Bütçe ve zaman performansı; SPI < 0,95 olduğunda kurtarma planı.
• Değişiklik oranı: Sözleşme bedeline göre %; %10’u aştığında tasarım dondurma kararı.
• RFI yanıt süresi: Hedef ≤ 5 gün; gecikme varsa kritik yol etkisi analizi.
• Yeniden iş oranı: % rework > 2 olduğunda kök neden analizi ve eğitim.
• Üretkenlik endeksi: Adam-saat/üretim; sapmada ekip dengesi ve ekipman planı revizyonu.

Kayıt disiplini (kanıt zinciri): Günlük rapor, foto/video, toplantı tutanağı, RFI, saha talimatı ve teslim tutanaklarını tarih–saat damgalı saklayın; dosyalama standardı ve versiyonlama kullanın. E-imza ile onay süreçlerini hızlandırın. Bu pratikler, arabuluculuk/tahkimde ispat gücünüzü belirler.

Uyuşmazlık ve ADR: Kademeli çözüm yolunu sözleşmeye yazın: saha seviyesinde müzakere → teknik komite/DAB → arabuluculuk → tahkim. Talep dosyasında neden–etki–maliyet–süre bağını “Scott Schedule” benzeri özet tablolarla gösterin; rakamsal talepleri sadece doğrulanmış ölçü ve piyasa verisiyle destekleyin. Sahadaki hızlı maliyet baskıları için pratik maliyet düşürme yöntemlerini devreye alın.

Bu saha uygulamalarını standardize ettikten sonra, bir sonraki bölümde bunları ilk 90 güne yayılmış net bir eylem planına ve ölçülebilir hedeflere dönüştürelim.

Sonuç ve eylem planı: kısa vadeli adımlar ve uzun vadeli stratejiler

Önceki bölümde sahadaki müzakere, izleme ve uyuşmazlık yönetimi pratiklerini netleştirdik. Şimdi tüm bu çerçeveyi kârlılığı artıracak net adımlara dönüştürelim: önceliklendirme, sorumluluk atamaları ve ölçülebilir KPI’larla ilk 90 günün yol haritası.

1. 0–15 gün: Sözleşme ve risk hızlı taraması. Sorumlu: Sözleşme Yöneticisi + Proje Müdürü. Aktif sözleşmeleri risk matrisiyle etiketleyin, yüksek riskli maddeleri (gecikme cezaları, fiyat farkı, iş programı) işaretleyin; standart değişiklik emri iş akışını devreye alın.
2. 0–15 gün: KPI panosu ve erken uyarılar. Sorumlu: Maliyet Kontrol + Planlama. Performans baz çizgilerini (bütçe, süre, kapsam) dondurun; değişiklik emri onay süresi ve nakit akışı görünürlüğü için panolara tetikleyici eşikler tanımlayın.
3. 0–30 gün: Dokümantasyon disiplini. Sorumlu: Şantiye Şefi. Günlükler, tutanaklar, hakediş ekleri ve yazışmaları tek klasör yapısında standardize edin; şablon sözleşme ve kontrol listelerini proje ekibine entegre edin.
4. 15–45 gün: Tedarikçi ve alt yüklenici hizalaması. Sorumlu: Satınalma + Hukuk. Kritik alt sözleşmelere risk paylaşımlı maddeleri ekleyin; fiyat farkı ve süre uzatımı prosedürlerini yazılı teyitle güncelleyin.
5. 30–60 gün: Dijital onay ve izleme. Sorumlu: Proje Ofisi. Değişiklik emri, RFI ve sözleşme revizyonları için dijital onay akışı kurun; saha ilerlemesini maliyet ve sözleşme verisiyle çapraz doğrulayın.
6. 60–90 gün: Portföy düzeyinde gözden geçirme. Sorumlu: Üst Yönetim. Uygulanan maddelerin kârlılık etkisini değerlendirin; yüksek riskli sözleşmelerde yeniden müzakere fırsatlarını belirleyin.

Başarı nasıl ölçülecek? (KPI’lar)

• Değişiklik emri çevrim süresi: ort. ≤ 7 gün
• Bütçe sapma (CV%): ±%3 içinde
• Program performansı (SPI): 0,95–1,05 aralığında
• Maliyet performansı (CPI): ≥ 1,00
• ADR ile çözülen uyuşmazlık oranı: ≥ %70
• Yeniden iş oranı ve kaza sıklığı: yeniden iş ≤ %2; LTIFR trendlere göre düşüş

Hemen uygulama için kontrol listesi

• Risk matrisi güncel ve erişilebilir mi?
• Standart değişiklik emri şablonu ve onay akışı aktif mi?
• Kritik maddeler (fiyat farkı, gecikme, mücbir sebep) tüm taraflara tebliğ edildi mi?
• Günlük saha kayıtları ve yazışmalar tek noktada toplanıyor mu?

Uzun vadeli strateji: Madde kitaplığı ve müzakere kılavuzunu kurumsallaştırın, tedarikçi performans puanlamasını sözleşme yenilemelerine bağlayın, 5D BIM/entegrasyonla maliyet-süre-sözleşme verisini tek ekranda yönetin, sürekli eğitim ve “uyuşmazlık önleme” kültürünü teşvik edin. Süreyi kısaltırken kaliteyi korumaya yönelik planlama ve prefabrikasyon içgörüleri için bu rehbere, hızlı maliyet kazanımları içinse şu öneri listesine göz atın.

Artık araç setiniz hazır: risk matrisi, şablon sözleşmeler ve kontrol listeleriyle bugünden başlayın; 90 gün sonunda ölçülebilir şekilde daha öngörülebilir nakit akışı, daha az uyuşmazlık ve daha yüksek kârlılık elde edeceksiniz.